SOP vendor Antarmobil.id: onboarding, SLA update tracking, quality control bukti wajib, scorecard bulanan, audit, NC/CAPA, sanksi & insentif pengiriman mobil.
SOP-OPS-AM-003
Versi 2.0
Berlaku: 03 Januari 2026
SOP Vendor, SLA & Quality Control
Pedoman enterprise Antarmobil.id untuk memastikan vendor (towing, car carrier, RoRo, container, self-drive) mematuhi SLA update tracking, bukti wajib, serta kualitas handling—dengan kontrol scorecard dan audit yang terukur.
Prinsip utama: No Document, No Move — tanpa BAST + foto wajib + event tracking sesuai, unit tidak boleh lanjut proses berikutnya.
Daftar Isi
1) Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh vendor yang terlibat dalam pengiriman mobil melalui Antarmobil.id, meliputi: Towing, Car Carrier, Kapal RoRo, Container, dan Self Drive.
Tujuan
- Menjaga kualitas layanan konsisten saat volume order meningkat.
- Memastikan traceability melalui bukti wajib dan event tracking.
- Menetapkan SLA terukur untuk on-time, update, dan respon insiden.
- Memberi dasar penilaian vendor (scorecard), audit, dan enforcement.
Output yang Wajib Ada
- Work Order (WO) dan detail rute/mode jelas.
- BAST Pickup & Delivery lengkap (ttd, waktu, lokasi).
- Foto wajib (standar kualitas & sudut foto).
- Event tracking lengkap sesuai milestone.
- Incident report bila ada keterlambatan/insiden.
Catatan kepatuhan: Setiap kekurangan bukti dapat dikategorikan sebagai NC (Non-Conformance) dan memengaruhi pembayaran serta status vendor.
2) Definisi Istilah
Definisi disusun agar standar evaluasi vendor konsisten dan tidak multi tafsir.
| Istilah | Definisi | Contoh |
|---|---|---|
| WO (Work Order) | Instruksi kerja resmi dari Antarmobil.id untuk menjalankan pickup, transit, dan delivery. | WO berisi rute, moda, PIC pickup/delivery, dan dokumen wajib. |
| BAST | Berita Acara Serah Terima (Pickup/Delivery) berisi identitas, waktu, lokasi, ttd, catatan kondisi. | BAST pickup saat unit diambil; BAST delivery saat unit diterima. |
| Event Tracking | Catatan milestone proses (timestamp + keterangan + bukti bila diperlukan). | PICKED_UP, GATE_IN, LOADED, IN_TRANSIT, ARRIVED, DELIVERED. |
| SLA | Target layanan terukur (patuh tracking, on-time, respon insiden, bukti wajib). | Tracking compliance ≥95%, BAST 100%. |
| NC | Non-Conformance: ketidaksesuaian bukti/dokumen/proses terhadap SOP. | BAST kosong, foto wajib hilang, event penting tidak diupdate. |
| CAPA | Corrective & Preventive Action: tindakan perbaikan dan pencegahan agar NC tidak berulang. | Briefing ulang + checklist baru + verifikasi QC. |
3) Peran & Tanggung Jawab
Agar jelas siapa melakukan apa, dan eskalasi berjalan cepat.
Ops Coordinator
- Assign vendor & terbitkan WO.
- Monitor SLA dan eskalasi jika ada delay.
- Validasi event tracking & ETA update.
QC / Compliance
- Audit bukti foto, BAST, dan event tracking.
- Catat NC, minta perbaikan, dan verifikasi CAPA.
- Rekap scorecard bulanan.
Vendor PIC
- Eksekusi pickup/delivery sesuai WO.
- Upload bukti wajib dan update event tepat waktu.
- Lapor insiden/delay tanpa menunda.
Aturan komunikasi: apabila terjadi keterlambatan signifikan, vendor wajib mengirim update ETA + alasan + bukti pendukung (foto, dokumen, lokasi) melalui kanal resmi operasional.
4) Onboarding Vendor
Onboarding memastikan vendor memiliki legalitas, kesiapan armada, SOP handling, dan kesiapan dokumentasi sebelum menerima volume order.
Checklist Onboarding (Wajib)
- Profil vendor + legalitas + PIC utama + kontak darurat.
- Daftar armada + kapasitas + foto armada + kondisi laik.
- Area layanan, rute utama, jam operasional.
- Pernyataan patuh SOP (BAST, foto, event tracking).
- Skema pembayaran vendor + ketentuan penalti/insentif (sesuai kontrak).
Status Vendor
- Active: boleh menerima order normal sesuai kapasitas.
- Probation: volume dibatasi, diawasi ketat (pasca NC berulang).
- Suspended: sementara dihentikan sampai CAPA tervalidasi.
Rekomendasi enterprise: vendor baru melewati “pilot orders” (uji 3–10 order) sebelum diberi volume besar.
5) SLA Operasional (Update, On-time, Respon)
SLA di bawah ini adalah standar minimal agar operasi dapat diaudit dan transparan.
SLA Matrix (Minimal Wajib)
| Komponen SLA | Definisi | Target Minimal | Bukti/Output | Konsekuensi (contoh) |
|---|---|---|---|---|
| Event Tracking Compliance | Event milestone terisi sesuai proses | ≥ 95% | Event log + bukti sesuai moda | NC + potong scorecard |
| BAST Pickup | Serah terima awal lengkap | 100% | BAST pickup + foto wajib | NC major, stop rule |
| BAST Delivery | Serah terima akhir lengkap | 100% | BAST delivery + foto delivery | NC major, hold pembayaran |
| On-time Pickup | Pickup sesuai window disepakati | ≥ 90% | Timestamp + konfirmasi PIC | Penalti sesuai kontrak |
| Respon Insiden/Delay | Melapor segera saat insiden atau delay signifikan | Tanpa menunda | Incident report + foto/kronologi | NC major + CAPA |
Event wajib (minimal):
PICKED_UP
GATE_IN (PORT/YARD)
LOADED / SEALED
IN_TRANSIT / SAILING
ARRIVED
OUT_FOR_DELIVERY
DELIVERED
6) Quality Control (QC) Bukti Wajib
QC memastikan bukti lengkap, jelas, dan dapat dipakai untuk investigasi insiden/klaim.
Standar Foto (Pickup & Delivery)
- 4 sisi kendaraan: depan, belakang, kiri, kanan.
- Odometer (minimal saat pickup).
- Interior: dashboard + jok depan.
- Close-up baret/penyok bila ada.
- Foto harus terang, tidak blur, dan tidak terpotong.
Standar Dokumen
- WO sesuai rute + moda + PIC.
- BAST pickup: ttd + waktu + lokasi + catatan kondisi.
- BAST delivery: ttd penerima + waktu + lokasi + catatan kondisi.
- Event tracking lengkap sesuai milestone.
Kontrol pembayaran: bukti tidak lengkap dapat mengakibatkan verifikasi tertahan sampai bukti terpenuhi.
7) NC/CAPA (Non-Conformance & Corrective Action)
NC harus dicatat, ditindak, dan diverifikasi agar tidak menjadi pola berulang.
1
Identifikasi NC
QC menemukan bukti/foto/BAST/event tidak sesuai standar.
2
Klasifikasi
Minor / Major (major: BAST kosong, bukti pickup hilang, event kritikal tidak ada).
3
Corrective Action
Vendor melengkapi bukti dan perbaiki proses sesuai arahan ops/QC.
4
Root Cause (5 Why)
Analisis penyebab: SOP, training, alat, disiplin, atau koordinasi.
5
Preventive Action + Verifikasi
Update kontrol (checklist/briefing) dan QC memverifikasi hasil sebelum ditutup.
Contoh NC (Umum)
- Foto pickup tidak lengkap/blur.
- BAST tanpa tanda tangan/timestamp.
- Event LOADED/ARRIVED/DELIVERED tidak diupdate.
- Serah terima tidak sesuai penerima.
Output CAPA (Wajib)
- Ringkasan NC + bukti pendukung.
- Rencana tindakan (siapa, kapan, bagaimana).
- Status: OPEN → IN PROGRESS → VERIFIED → CLOSED.
- Catatan dampak ke scorecard.
8) Scorecard Vendor (Bulanan)
Scorecard adalah dasar keputusan: prioritas order, probation, suspend, dan pemberian insentif berbasis data.
Scorecard (Bobot Enterprise — Contoh)
| Indikator | Definisi | Bobot | Target | Catatan |
|---|---|---|---|---|
| On-time Pickup | Pickup sesuai window | 20% | ≥ 90% | Hitung per order |
| On-time Delivery | Delivery sesuai ETA (dengan update resmi bila berubah) | 25% | ≥ 88% | Sesuaikan per moda/rute |
| Tracking Compliance | Event milestone lengkap | 25% | ≥ 95% | Event + bukti |
| NC Rate | Order dengan bukti/dokumen tidak lengkap | 20% | ≤ 3% | Major NC penalti lebih besar |
| Incident/Damage Rate | Insiden terkonfirmasi per order | 10% | ≤ 1% | Gunakan data klaim/insiden |
Interpretasi:
- Grade A (Green): prioritas order + opsi bonus performa.
- Grade B (Yellow): monitoring ketat + training ulang.
- Grade C (Red): probation/suspend sesuai kebijakan & kontrak.
9) Audit, Sanksi & Insentif
Audit memastikan standar tetap konsisten dan vendor governance berjalan sehat.
Audit Rutin (Checklist)
- Sampling bukti foto/BAST/event untuk compliance.
- Audit insiden + CAPA selesai dan tervalidasi.
- Audit armada: laik jalan, pengikat, SOP loading.
- Audit komunikasi: update ETA, eskalasi, dan respon cepat.
Enforcement (Contoh)
- NC minor: peringatan + perbaikan bukti.
- NC major: hold pembayaran + briefing ulang.
- Major berulang: probation → suspend.
- Top vendor: bonus + prioritas volume/rute.
Prinsip: tegas, adil, konsisten, dan berbasis data.
10) Template Operasional (WO & Checklist)
Template berikut bisa Anda pakai sebagai format internal untuk vendor dan tim ops.
Template Work Order (WO)
WO ID: ____________________
Booking ID / Resi: ____________________
Vendor: ____________________ PIC: ____________________ HP: ____________________
Pickup:
- Alamat: ____________________
- PIC: ____________________ HP: ____________________
- Window Waktu: ____________________
Delivery:
- Alamat: ____________________
- PIC: ____________________ HP: ____________________
Kendaraan:
- Merk/Tipe/Tahun/Warna: ____________________
- Plat: ____________________
- Catatan kondisi awal: ____________________
Moda:
- Towing / Car Carrier / Kapal RoRo / Container / Self Drive
Wajib:
- Foto lengkap (4 sisi + odometer + interior)
- BAST Pickup & BAST Delivery
- Event tracking sesuai milestone
- Incident report jika ada delay/insiden
Checklist Bukti (Wajib)
- Foto pickup lengkap (4 sisi + odometer + interior).
- BAST pickup lengkap (ttd + waktu + lokasi).
- Event: gate-in/loaded/sealed (sesuai moda).
- Event: transit/sailing/arrived (sesuai moda).
- Foto delivery lengkap + BAST delivery.
- Jika delay/insiden: laporan + bukti pendukung.
Kaitkan dengan SOP lainnya
End-to-end pengiriman: SOP Pengiriman Mobil
Klaim/insiden: SOP Klaim & Komplain
11) FAQ
FAQ membantu customer/vendor memahami aturan dan meningkatkan SEO (rich results).
Apa itu SLA vendor di Antarmobil.id?
SLA vendor adalah standar layanan terukur (update event tracking, bukti wajib, on-time, respon insiden) yang menjadi dasar evaluasi dan scorecard vendor.
Kenapa tracking compliance minimal 95%?
Karena tracking adalah bukti traceability. Tanpa tracking yang konsisten, kualitas layanan turun dan investigasi klaim menjadi lambat.
Apakah BAST wajib untuk semua moda?
Ya. BAST pickup dan BAST delivery adalah bukti serah-terima utama dan wajib 100% untuk semua moda.
Kapan vendor bisa probation atau suspend?
Jika terjadi NC major berulang, pelanggaran SOP serius, atau insiden berulang yang menunjukkan kontrol proses tidak berjalan. Keputusan mengikuti kebijakan internal dan kontrak.
Apa contoh NC major?
Contoh NC major: BAST kosong/tanpa tanda tangan, bukti pickup hilang, event delivery tidak diupdate, atau bukti tidak dapat diverifikasi.
12) Riwayat Revisi
Catatan perubahan untuk kontrol dokumen enterprise.
| Versi | Tanggal | Perubahan | Disetujui |
|---|---|---|---|
| 2.0 | 03 Januari 2026 | Perapihan struktur, SLA matrix, scorecard, NC/CAPA flow, template, dan FAQ schema. | Ops & Vendor Management |
| 1.0 | - | Draft awal pedoman vendor & kontrol bukti. | - |
© Antarmobil.id — Dokumen internal operasional. Ketentuan sanksi/insentif final mengikuti kontrak vendor dan kebijakan perusahaan.